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PCO業務

PCO (Professional Congress Organizer) とはコンベンションの企画・運営専門企業で、欧米では Meeting Planner, Conference Planner とも呼ばれています。

業務範囲は広く、コンベンションの誘致段階のアドバイスから運営終了までをサポートし全体のロジ (logistics) を円滑に取りまとめる総合コンサルティング業です。
大規模な会議では、宿泊・交通は旅行会社、機材はレンタル会社、食事・レセプションはホテル、通訳は通訳会社、看板は看板業者など多岐にわたる依頼事項を個別に管理するマンパワーが必要になり、コスト面の無駄が生じます。 人的、時間的労力を軽減し効率的な運営のためにPCOを活用するケースが増えています。国際会議の準備・運営をされる方々のご参考として、国際会議の開催準備、 運営そして事後処理までの各業務の内容とその実施に留意が必要と思われる事項を解説した「国際会議マニュアル」を提供しています。

 
誘致・事前準備

■施設・宿泊
開催規模 (予算、参加者数、開催日程、 VIP 招待、社交行事など ) にふさわしい会場、参加者に利便な宿泊施設の予約確認を行い、実際に受入れ可能なのかチェックします。また割引料金の有無(開催時期による)、紹介できる観光資源等も確認します。

エリア、ゾーンで選考(会場へのアクセス)
開会式、総会、分科会、ポスター、展示会、休憩所などのスペース
本部、控室(VIP・来賓など)
昼食会場、レセプション会場
参加者の選択可能な宿泊グレード( 3-4 レベル、学生用など)
会場まで徒歩圏内でのホテルをノミネートなど
Internet環境(有線・無線LAN, Wi-Fiなど )

■予算計画
開催経費のうち登録料、補助金、寄付金、協賛金、広告、商業展示などで収支の計画を立てる。

確実な財源確保(参加者予想と登録参加費)
関係団体、行政からの補助金・助成金
プログラムなどの広告掲載料
商業展示の出展料
企業などからの寄付金、協賛金など

■運営母体
運営に係わる組織立ち上げのための会議を準備し、会議の工程表を作成。各担当(委員会)での作業のマイルストーン、デッドラインなどを決めます。

総務担当(委員会)
募金・会計担当
プログラム担当
会場運営担当
広報担当
宿泊・行事担当
(開催規模によって組織は変わります)

 
運営準備

■HP作成(広報など)
会議の広報等は劇的な変化を遂げています。会議ホームページは最も重要な広報ツールで迅速に制作・更新する必要があります。また会議をイメージさせるデザイン、ロゴ、カラーは制作物などに一貫して使用、一体感を演出します。ポスターを作成送付し、大学や関連団体等に掲示を依頼します。

前参加アンケート、 ML作成、演題募集要項 (Call for Papers) 、演題受付、採択通知、参加受付、決済、プログラムなどの会議広報、及び宿泊予約、レセプション参加、同伴者プログラム参加、ツアーの受付、決済などを行います。さらにHP上でのプレディスカッション、映像配信、論文閲覧など多機能な活用を行う会議もあります。

■運営計画(運営マニュアル)
プログラムの策定作業にあわせて、会議運営マニュアルを作成します。
開催概要、スタッフ諸注意、事務局連絡体制、受付の流れ、発表会場での対応、社交行事、記録の仕方、リスク対応、緊急連絡先一覧など。
他に会場図、展示、ランチョンセミナー、進行台本など必要な資料を、徐々に綴じ合わせていきます。

■会場使用計画
プログラムと参加者数の予想に基づき、会場使用計画を立案します。講演、ディスカッションなど会議の構成によって様々に配置が変わりますので、会場の大きさや間取りを考慮して個々の部屋割りと会場レイアウト(講演者、司会席、機材類、通訳機器など)を決めていきます。プログラムの内容によっては座位の上下など、配慮と注意が求められます。

■抄録集 (Abstract) 、プログラム集の作成(印刷版)
開催概要、会場図、発表要領、プログラム、抄録、索引などを掲載し印刷・製本します。HPには参加者の旅程調整のための情報を早めに掲示します。すべてをHPに掲載しダウンロードできる会議、CDを作成して事前送付する会議、1,000ページに及ぶ印刷物を事前送付する会議など、様々なニーズに合わせて実施します。一般に抄録集の制作期間は短時間で、大会関連業務に精通する印刷業者に依頼します。

■募金、展示、広告、協賛セミナー受付
会議の規模によっては、商業展示(例:1小間 =150,000 円など)、広告(例: A4 カラー= 150,000 円など)、協賛セミナー(例:ランチョンセミナー= 500,000 円など)があり、費用は主催者が決めた上で、趣意書を同封して依頼状を企業・団体などに送ります。主催者は依頼先の企業・団体に予め内諾を得ておく事が重要です。PCOはその後の詳細な業務処理を主催者に代わって行います。

■レセプション、バンケット企画
レセプション(懇親会)、バンケット( 宴会 、晩餐会 )は会議の印象を参加者の記憶に残す重要なパートです。会場により立席または着席方式で行いますが、ビール園などカジュアルな場所でも開かれます。メニューは様々な嗜好に対応できる事が求められます。またエンターテインメント (Entertainment) は主催者の個性とおもてなしの気持ちがそのまま表に出るので、非常に重要になります。他にもGet-together Party, Icebreaking Party, Welcome Party, Farewell Party がある。

■同伴者プログラム(Spouse Program, Accompanying Persons' Program )
参加者に同伴する家族などを対象に、観光名所のツアーやショッピング、生け花、茶の湯、折り紙、着付、日本料理、能鑑賞など身近に触れることのできる日本文化、伝統文化体験等のプログラムを有料で組みます。事前受付で参加人数の集計を行い、余裕があれば当日受付も行います。

■エクスカーション (Excursion)
北海道には多くの観光施設や工業、水産業、炭鉱といった産業施設や遺産が存在しています。 これらを利用した多彩なエクスカーション(体験型の見学会)が実施可能です。また プレ/ポスト・コンファレンスツアー が計画される会議もあります。 会期中のオプショナル・ツアーも実施されます。なかにはマラソンや視察ツアーを企画する大会もあります。

■租税条約
二重課税の回避と源泉国での課税軽減を目的に、海外招請の講演者などへの謝金、旅費、滞在費などを対象に、税務署へ申告手続きを行います。ただし、旅行代理店が旅費・宿泊費を取り扱う場合は、謝金のみ課税対象になります。事前に居住証明書が必要な国もありますので、良く調べてください。

国税庁のHPをご参照ください。
http://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/gensen35.htm
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/joyaku/mokuji2.htm

■入国ビザ
現在でも、中国、ロシア、NIS諸国(旧ソ連邦からの独立国家群)、アフリカ、アジアの国々で、日本への入国ビザが必要になることがあります。手続きの煩雑さや、滞在保証も求められるので、早めの対応が求められます。

入国ビザ免除国(外務省HP)
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/tanki/novisa.html
入国ビザの申請手続き(外務省HP)
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/index.html

■参加費などの決済
参加費などの支払いは、クレジットカードや銀行振込などの方法がありますが、いずれもカード会社や銀行から決済手数料を求められます。キャンセルも必ず発生しますので、返金手数料の不要なカード決済をお勧めします。ただし、なりすまし等による事故もありますので慎重に本人確認をする必要があります。

 
会議開催

■事務局設置
主催者控室、来賓控室、運営事務局控室、運営スタッフ控室、協賛企業控室などを開設、 Internet環境、複合機、什器・備品手配、記録、記念品手配、プレス対応などを行います。

■会場設営
1) 会場見取り図、装飾看板、導線案内、メッセージボード
表示物はすべて良い印象を与えるためのツールであり、デザインセンスも要求されます。またロゴや会議カラーを統一します。外国語はスペルミス、表記間違いなどがよくありますので何度も確認が必要です。大規模な場合は会場近くの駅や空港に歓迎幕も出します。
2) コングレスキット(Congress Bag / Kit) 作成
ネームカード、領収書、バンケット招待状、各種チケット、観光マップ、ツアー紹介、プログラム、記念品、会議招待状、会議参加証、参加者名簿、ソーシャルイベント紹介などをコングレスバックに入れて参加者に渡す。
3) 機材の準備
・液晶プロジェクター
・パソコン (Mac/WIN、メディア、接続方法などを確認する )
・録音機材
・マイク、音響設備
・PCセンター(講演者の受付とppt 試写)
・同時通訳機材(会議通訳者の手配を含む)

■受付
【事前登録】
大会前に参加費を支払った方は、事前登録済のデスクで会議資料を受取ります。
【当日登録】
会議当日に参加申込書と参加費を添えて登録し、会議資料などを受取ります。
【会計】
会議期間中の入金を確実に管理し、銀行などへ日々入金します。
【総合受付】
案内、メッセージボード、社交行事、 エクスカーション などを案内します。

■クローク
公共施設では、クロークスペースと運営スタッフ確保の必要性があります。

■運営スタッフ
大会前日までに「運営スタッフ説明会」を開催し、プログラム全体の理解と大会概要の確認を行います。会場スタッフはプログラムの進行を担当、会場に常駐し、時間管理、機材運営、録音・録画などを行います。受付、クロークには会期ごとに適正な要員を配置します。

■ケータリング、社交行事
会場内でのお弁当手配やVIPへのドリンクサービスはケータリング業者に依頼します。またレセプション、バンケット、同伴者プログラム、 エクスカーションの企画・実施 などの行事では、旅行代理店などと相談しながら会場間の輸送、宿舎との輸送方法を決める必要があります。

■託児室、救急など
1,000名以上のコンベンションでは、参加者の意向により「託児室」を準備したり、会場近くの託児施設の紹介を行うことがあります。また、開催中に異常を訴える人がいる場合は、病院を紹介したり、救急車を呼ぶこともあります。 国際会議では、あらかじめ英語対応のできる大学病院などと連携しておくことが必要です。

 
事後処理

■お礼状
大会終了後、HPに「お礼の言葉」を掲載します。HPは主催者の希望に合わせてオープンしておきます。特にサポートを頂いた企業、団体、自治体などに挨拶回りをします。

■決算報告
帳簿、伝票など会計書類の作成、領収書などを整理し会計事務所で監査を受けて収支報告書を確定します。その後補助金支給の自治体・団体などへ決算書を提出します。

■報告書
大会内容を報告書にします。HPで閲覧する方法や、開催概要、記録写真、講演内容のテープ起こし原稿などを掲載し、次の大会への参考資料として運営関係者、広告・商業展示などの協賛・寄付企業、サポート団体に送付します。

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